EDIT : Google Apps n'est plus gratuit : c'est 4 €
Lorsque l'on s'installe à son compte il faut un site web avec son propre nom de domaine (www.monentreprise.fr), pour cela rien de plus simple, il faut acheter un pack DNS chez n'importe quel hébergeur pour 15€ par an et faire la redirection web vers votre site. Pour faire "PRO" il faut aussi que vos adresses e-mail utilisent ce même nom de domaine : contact@monentreprise.fr ! C'est là qu'intervient Google Apps qui propose une solution fiable et totalement gratuite avec 10 utilisateurs maximum :
L'inscription est très rapide, on vous demandera votre nom de domaine, de créer un compte administrateur et quelques informations sur votre entreprise. Attention à bien cliquer sur "Démarrer" en dessous de l'offre gratuite car le gros bouton vert "Essai gratuit" va créer un compte Premium valable 1 mois au delà de quoi vous devrez payer OU revenir à la version gratuite. Une fois l'inscription lancée vous aurez accès à l'administration de votre Google Apps à partir de l'url :
https://www.google.com/a/cpanel/monentreprise.fr/ ou plus simplement http://www.google.com/a
Ensuite il faut activer le nom de domaine pour que Google sache que vous en êtes bien le propriétaire, il y a 4 possibilités :
- Créer un enregistrement TXT dans votre zone DNS pointant vers google
- Uploader un fichier html de google sur votre site web
- Ajouter une balise <meta> spécifique à google sur la page d'accueil de votre site web
- Utiliser Google Analytics
Chaque procédure est très bien détaillée dans l'assistant de configuration, ce n'est donc qu'une formalité ! Ensuite il faut faire en sorte que les emails qui vont arriver chez votre hébergeur du DNS soient bien envoyés vers le serveur mail de Google. Pour cela il faut créer des enregistrements de type MX dans votre zone DNS à partir donc de votre console d'administration de l'hébergeur du nom de domaine :
Il n'est pas forcément nécessaire de tous les mettre mais c'est une sécurité au cas où certains seraient saturés. Pour s'assurer maintenant que tout fonctionne vous pouvez essayer d'envoyer un mail sur votre nouvelle boite DNS. Si vous avez des problèmes de transmission, patientez un peu que les enregistrements DNS se propagent sur le web. Ensuite vous pouvez vérifier que votre mail est bien arrivé en vous connectant à l'adresse ci-dessous ou en paramétrant votre téléphone portable (Android par exemple !) pour être synchronisé avec google !
http://mail.google.com/a/monentreprise.fr
Voici maintenant quelques astuces sympa pour personnaliser votre gmail :
Url du WebMail simplifié :
Au lieu de l'adresse ci-dessus un peu longue, vous pouvez définir des adresses personnalisées pour chaque outil de Google : http://mail.monentreprise.fr, http://planning.monentreprise.fr, etc ... ce qui est vraiment très pratique. Pour cela il faut aller dans la console d'administration de Google Apps dans l'onglet "Paramètres" et sélectionner l'outil à configurer (messagerie par exemple). Ensuite dans les paramètres généraux vous aurez un lien vers "Modifier l'Url" dans la section "Adresse Web". La page suivante vous demandera de choisir l'adresse personnalisée. Pour finir il faudra ajouter un enregistrement portant le nom de votre adresse personnalisée et de type CNAME dans votre zone DNS qui pointe vers google :
Ajouter des Alias
La version gratuite de Google Apps ne proposant que 10 utilisateurs, il vaut mieux les économiser. Si vous souhaitez créer d'autres adresses e-mail "cosmétiques" qui arriveraient dans votre boite principale, il est préférable de créer des ALIAS. Pour cela il faut sélectionner l'utilisateur sur lequel l'alias doit être créé dans "Organisation et Utilisateur" de l'administration. Dans l'onglet "Information utilisateur" vous trouverez la section "Alias". Vous pouvez en ajouter autant que vous le voulez. Si vous souhaitez maintenant envoyer des mails avec cet Alias, il faut configurer Google Mail pour le prendre en compte : dans les "Paramètres" (roue crantée en haut à droite), onglet "Compte", section "Envoyer des e-mails en tant que", cliquez sur "Ajouter une autre adresse e-mail" et dans la fenêtre qui s'ouvre il faudra cocher la case "Traiter comme un alias".
Personnaliser l'image de google
Fonction totalement inutile mais extrêmement classieuse, vous pouvez mettre votre logo à la place de celui de Google !!
Rendez-vous dans la console d'administration dans l'onglet "Paramètre du domaine" puis "Apparence", vous pourrez uploader le logo et choisir votre couleur !
Liaison Google Analytics
Google Analytics est un outil formidable pour savoir ce qu'il se passe sur votre site internet : qui regarde quoi, d'où vient le trafic, les pages les plus vues, etc ... tout cela en ajoutant simplement un petit script dans le head de vos pages (ou de votre master page pour faire simple) :
<script type="text/javascript">
var _gaq = _gaq || [];
_gaq.push(['_setAccount', 'XX-88888888-1']);
_gaq.push(['_trackPageview']);
(function () {
var ga = document.createElement('script'); ga.type = 'text/javascript'; ga.async = true;
ga.src = ('https:' == document.location.protocol ? 'https://ssl' : 'http://www') + '.google-analytics.com/ga.js';
var s = document.getElementsByTagName('script')[0]; s.parentNode.insertBefore(ga, s);
})();
</script>
Mais si vous souhaitez en plus surveiller votre blog google ou vos documents partagés par exemple, il n'est pas possible d'ajouter ce code, il faut donc préciser dans l'administration de votre Google Apps votre code Google Analystics sur la page dédidée dans "Outils avancés"
Conclusion
Depuis de nombreuses années Google nous propose des outils de très bonne qualité, efficaces et pertinents. Dans une entreprise il est obligatoire d'avoir de bons outils de communications pour lier les employés (et je n'ai pas parlé du Tchat, des agendas, des documents partagés, etc dans ce billet) et Google Apps répond exactement à cette demande. En plus c'est gratuit ou bien très peu cher, que demander de plus ?